Rond 1997 ontstond in de eerste graad de behoefte om een aantal gegevens

van de leerlingen systematisch en overzichtelijk bij te houden. De toenmalige

graadcoördinator Walter Verbustel bouwde met dit doel een databank uit.

Na enkele jaren werd deze databank veralgemeend tot de hele school en

voortdurend met nieuwe modules uitgebreid. Walter zorgde er samen met Dirk

Kerstens voor dat onder andere de volgende zaken in het leerlingvolgsysteem

voorzien werden: allerlei klassenlijsten, punten- en attituderapporten, brieven

op naam, verslagen van klassenraden, ouder- en leerlingencontacten, gegevens

over te laat komen, (orde)studies, leerlingenpasjes, proefkeuzes bij de overgang

tussen de graden, studieadvies, … .

Door de centralisatie die op deze wijze wordt bereikt, kunnen alle geledingen van de

school – de leerkrachten, maar ook de directie, de graadcoördinatoren, de prefect,

de medewerkers van het secretariaat en het CLB – met één druk op de knop een

volgfiche van een leerling openen met een overzicht van alle relevante informatie,

verdeeld in rubrieken. Heel nuttig is ook de voorziening waarbij de leerkrachten die

aan een bepaalde leerling lesgeven automatisch op de hoogte gebracht worden

wanneer er nieuwe informatie over die leerling ingevoerd wordt.

Tijdens de deliberaties worden de resultaten van de leerlingen grafisch

voorgesteld en brengt de secretaris onmiddellijk de deliberatiebesluiten in

de databank in. Daarna wordt automatisch een hele reeks administratieve

formulieren gegenereerd.

Omdat het gebruik van het leerlingvolgsysteem steeds meer uitbreidde, was er

op piekmomenten een tekort aan pc’s in de leraarskamer. Dit probleem werd

opgelost toen Dirk Kerstens enkele jaren geleden met SMCweb startte. SMCweb

is een webinterface die het mogelijk maakt om de databank altijd en overal

te bereiken. Een PC met internettoegang volstaat. Een grote meerderheid van de

leerkrachten werkt met dit systeem, vooral tijdens de drukke momenten in een

schooljaar.

Een gelijkaardige webomgeving wordt gebruikt wanneer de leerlingen van het

vierde en het vijfde jaar hun keuze voor de seminariemodules kenbaar maken, en

wanneer de coördinator de verdeling van de modules uitpuzzelt. Ook het actueel

houden van de oud-leerlingengegevens wordt op deze wijze ondersteund.

Dat de laatste doorlichting enthousiast was over deze administratieve

hulpmiddelen en beweerde het nog nergens in Vlaanderen gezien te hebben,

is uiteraard een stevige opsteker voor de school en in het bijzonder voor de

makers.